Cinco dicas para tirar o melhor proveito do relacionamento com sua agência


Ao fazer o primeiro contato com uma agência, parece improvável que você venha a se deparar com qualquer problema, pois tudo parece tão simples.

Seis meses, no entanto, muitas vezes você pode enfrentar muitos desafios novos e inesperados. Potenciais novos objetivos da empresa, uma mudança de estratégia exigida ou uma mudança de gerenciamento interno podem criar problemas difíceis de serem resolvidos juntos. Construir e manter um bom relacionamento de trabalho entre cliente e agência é um fator importante no resultado efetivo de suas campanhas e projetos.

Como alguém que é dono de uma pequena empresa, trabalhou in-house e de agência, fiz parte de muitas situações de trabalho diferentes, com uma ampla gama de personalidades contrastantes. Isso me mostrou algumas regras claras e fundamentais para garantir que você tenha uma relação agente / cliente tranquila e positiva.

Eu tive sucesso e fracasso (embora o fracasso não seja um fracasso total se aprendermos com ele) ) e neste post eu estarei levando você através de algumas das observações que fiz através da minha experiência e fornecendo minhas melhores dicas para criar um ótimo relacionamento cliente / agência.

Então aqui estamos, minhas 5 dicas para obter o melhor fora de sua agência:

1. Ajude-os a ajudar

Qualquer agência está focada nos resultados e em um resultado positivo de um relacionamento de trabalho e eles farão tudo que puderem para ajudá-lo a alcançar o que você se propôs alcançar.

no contexto mais profundo de sua marca, através da comunicação regular e compartilhamento de conhecimento é uma das melhores maneiras de maximizar os resultados que você pode obter de sua agência.

Diretrizes de marca, documentos de tom de voz, guias de conteúdo, marca Playbooks – quanto mais documentos como esse você puder fornecer à sua agência, melhor. Se você não tiver, pode ser uma boa idéia criá-las internamente antes de contratar uma agência. Sua agência será capaz de lhe fornecer orientação com base em tudo o que eles sabem, e quanto mais eles souberem, mais específicos (e esperançosamente precisos!) O conselho que você receberá.

O mesmo se aplica a qualquer outro projeto ou campanha que você está seguindo. Mesmo se você é uma agência não está diretamente envolvido, diga a eles. Por exemplo, se você tiver uma campanha nacional de RP ativada no prazo de três semanas com um objetivo comercial importante, conte a eles. Mesmo que pareça desconectado do que sua agência é empregada, sempre há uma oportunidade para que eles se esforcem para ajudá-lo a obter o melhor resultado possível dessa campanha de relações públicas. Sem esse tipo de informação, sendo compartilhados, nenhuma vitória extra pode ser obtida ou uma percepção extra é obtida para se destacar em outras áreas do negócio. Compartilhar é cuidar!

2. A preparação de mijo-pobre leva a um desempenho insignificante

Esse é um termo que considero caro em meus dias como treinador de força e condicionamento, mas é relevante em qualquer setor. Se você não fizer o brainstorming, planejar, pesquisar, testar e avaliar suas escolhas de campanha com dados quantitativos e qualitativos, não conseguirá os resultados esperados . No mínimo, você vai sentir falta de coisas cruciais e possivelmente únicas que você poderia ter feito para se diferenciar em um mercado competitivo. É uma área com a qual sua agência pode ajudá-lo, portanto, certifique-se de utilizá-las, se necessário.

Ao não preparar e planejar, você provavelmente perderá tempo e dinheiro na produção de uma campanha. Isso afetará os resultados que sua agência pode ajudar você a alcançar, é simples assim. Então, quando as partes interessadas tentam descobrir onde esse dinheiro passou, a cultura do pânico e da culpa muitas vezes se infiltra. Se você fez a devida diligência planejando e testando e depois agiu com base nos resultados para justificar os gastos da agência, ser criticado mais tarde abaixo da linha

Pense nisso como construir uma casa.

Você não começaria a construir sem um projeto de arquitetura inicial, sem dispor planos de planos medidos e aprovados, depois escavar as fundações certas para a casa que vai construir, antes de colocar a empresa de construção civil em funcionamento. local. Então, por que ignorar o mesmo processo com algo digital?

3. Trate sua agência como uma extensão de sua equipe

Muitas vezes, se você escolheu trabalhar com uma agência, eles foram levados a dar uma nova orientação, preencher lacunas de habilidades ou devido à falta de recursos internos. É por isso que o tempo deles não é mais adequado para você passar seu próprio trabalho.

A delegação de trabalho ao seu Gerente de conta para executar tarefas que você mesmo pode fazer é mover apenas um tempo pago importante do projeto.

você está lutando com sua própria carga de trabalho, seja confiante o suficiente para levá-la ao seu próprio gerente e explique como isso pode ter um efeito indireto na produtividade da agência.

É mais fácil falar do que fazer Eu sei, mas se eles valerem a pena sal, eles ajudarão você a encontrar uma solução que maximize o dinheiro que estão gastando e o tempo de todos.

Em suma, em vez de atolá-los com tarefas administrativas menores, concentre sua agência no trabalho que interessa.

Se você está trabalhando com mais de uma agência, apresente-se mutuamente

Um grande exemplo recente disso foi quando um cliente nosso reuniu todas as agências com as quais trabalharam para um dia de parceria. Todos se conheceram e foram convidados a dar feedback positivo e negativo, além de fornecer ideias em torno de uma possível grande campanha que o cliente tinha.

Como estávamos em um espaço seguro e imparcial, conseguimos dizer a eles coisas que nós sentimos não funcionariam . O cliente levou isso a bordo e ajudou-os a refinar a ideia para um detalhe muito mais preciso. Nós também trabalhamos juntos para criar um conjunto de regras e valores para todos coexistirem enquanto trabalhamos juntos.

Bit hippy? Sim. Útil? Absolutamente

Ele informou todas as agências sobre a persona específica da marca ainda mais, e muitos relacionamentos inter-agências face a face foram formados, os quais o cliente, sem dúvida, colherá os benefícios no futuro. Além disso, quem não gosta de sair do escritório e sair para jogar boliche e bebidas? ”

Lembre-se de que você está trabalhando em direção a um objetivo comum, Trabalhe com o grão não contra isso

Bloqueios de estrada e mudança de direção são normais na vida, percebemos que você pode não ter visto algo vindo e agora muda totalmente sua estratégia atual. Como uma agência, podemos nos adaptar rapidamente a novas informações com boa comunicação e mente aberta. Encontrar uma solução rápida em conjunto funciona melhor quando há um ambiente de trabalho positivo, e os egos e a culpa ficam de fora disso.

Lembre-se de que as agências desfrutam da solução de problemas!

A comunicação é fundamental

Comunique-se bem com sua própria empresa e reduza o tempo de reunião

O tempo de uma agência é melhor usado em consultoria especializada, pesquisa e trabalho, não perseguindo e re-instruindo sua própria equipe.

Trabalhou com uma marca internacional que tinha tantas seções e departamentos diferentes, nenhum dos quais se comunicava entre si ao nível que era necessário. Acabamos perdendo tempo desde o projeto até a comunicação e solução de problemas internos para eles, nos repetindo entre as equipes e esperando por enormes atrasos. O resultado foi que eles acabaram tendo que pagar mais por esse tempo para concluir o resto do projeto. Tudo o que poderia ter sido evitado com as reuniões internas de briefing adequadas

Assuma o controle das discussões internas, organizando reuniões para educar a equipe mais ampla e informá-los sobre as nuances dos projetos.

Empresas maiores parecem achar isso o mais difícil, mas não precisa ser o caso quando alguém se aproxima e facilita a comunicação.

Dez cabeças são melhores que um

as pessoas são tão importantes para a criatividade e inovação (veja acima). Mas você deve planejar e decidir sobre processos de trabalho claros, quem é responsável pela comunicação, etapas de revisão e conclusão das ações. Isso maximizará a comunicação eficaz e impedirá que todos os envolvidos façam suas denúncias, o que pode confundir o problema e causar atrasos no fluxo de trabalho. O que me leva ao meu próximo ponto.

Use as plataformas de comunicação de economia de tempo e de gerenciamento de projetos.

NINGUÉM está acima de tópicos ausentes em longas cadeias de e-mail. É por isso que usamos ferramentas como Asana, Basecamp, Trello, Instagantt, Slack e Google Sheet Trackers, pois eliminam a necessidade de lembretes inconvenientes como "por favor, responda ao meu e-mail a partir de sexta-feira …" e mantém o foco puramente em ações e

Todo mundo esquece as coisas às vezes e nem a agência nem o cliente estão isentos, portanto, usar plataformas de comunicação e gerenciamento de projetos só ajuda a manter relacionamentos funcionando sem problemas.

Estávamos trabalhando em uma enorme campanha de clientes em que fomos responsáveis TODO o novo conteúdo e manutenção de conteúdo existente em um site internacional. Através da atribuição de tarefas através do Asana, conseguimos controlar eficazmente o trabalho de conteúdo em curso ligado às linhas de um rastreador. Isso significava que os membros da equipe da agência tinham todas as informações que precisavam em um local para serem acessadas facilmente, e era muito mais eficiente do que enviar e-mails intermináveis, imagens e documentos relacionados a mais de 300 linhas abertas em um rastreador.

favorito (e salvador de semana de trabalho) é Trello. A maneira mais fácil de configurá-lo é com 4 colunas em uma placa de projeto. Nomeie-os: Para fazer, fazer, terminar e bloquear / aguardar. Você pode criar tarefas e depois arrastá-las e soltá-las pelas colunas até ter um projeto completo. Defina a visibilidade compartilhada de sua equipe para a diretoria do projeto para que todos estejam informados e atualizados sobre o andamento do projeto e possam se comunicar facilmente.

Gerencie as expectativas de maneira ponderada – somos todos humanos

Seja construtivo com feedback negativo

Às vezes, as coisas não são planejadas. Então, se algo acontecer e você precisar discutir um problema com sua agência, seja honesto. Diga-lhes como você preferiria que eles lidassem com algo ou o que você sente que está faltando em um documento que você precisava ver.

Não deve ser feito pessoalmente, se for dito de forma construtiva.

A simples reclamação sobre algo não os ajuda a corrigir o problema ou a encontrar a melhor solução. Nós não somos leitores da mente, e o tempo de uma agência é caro, então diga-lhes quais são suas expectativas e eles sempre serão gratos pela conversa franca.

Não deixe que as opiniões pessoais se sobreponham à experiência e aos fatos. Uma agência é contratada por seus conhecimentos em uma área selecionada. Eles lhe darão sua opinião sobre o que é melhor para você em sua opinião instruída. É sempre bom discordar se você acha que há razão para isso, e então debater mutuamente uma composição que funcione para ambas as partes.

No entanto, se você quer ser guiado por uma agência, ignore os conselhos deles e rejeite as opiniões deles porque você você sabe o que é melhor para a empresa internamente, então uma equipe interna provavelmente é mais adequada.

Kindness and Thankyou Go a Long Way.

O que você pode não saber de não estar no mesmo prédio, é que o contato de sua agência acabou de passar por todo o lunchbreak ou mais tarde à noite para conseguir algo urgente para você.

Vale lembrar que essa pessoa também pode estar recebendo igual pressão de outro cliente para conseguir algo urgente para ela naquele dia. também, então trabalhe com sua agência para dar a eles a melhor chance de conseguir algo Ad Hoc para você o mais rápido possível.

Somos todos humanos e independentemente de ser clientes ou agências, sendo informados que alguém é Grato por seus esforços torna essa tarefa mais fácil de fazer, aumenta a satisfação no trabalho e ter um bom dia. Afinal, você nunca sabe o que alguém está passando pessoalmente, por isso, seja justo, mas sempre gentil.

Então, você está aqui, minhas 5 dicas para garantir que você obtenha o melhor da sua agência e crie o melhor relacionamento possível. O que você acha? Existe mais alguma coisa que possa contribuir para uma ótima relação agência / cliente? Sinta-se livre para me deixar saber nos comentários abaixo, twitte-nos @Sitevisibility ou envie-me um e-mail.

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