10 dicas para uma pós-morte bem sucedida


Atualização: eu escrevi este artigo em 2015, mas eu pensei com o novo ano logo atrás de mim que eu deveria atualizá-lo com todo o aprendizado que recebi sobre o assunto de post-mortems. Percebi, em retrospectiva, que deixei uma dica importante que incluí em todos os meus post-mortem. Então, o que é melhor que 10 dicas para uma pós-morte bem sucedida? Eu apresento o muito novo e melhorado 11 dicas para uma pós-morte bem sucedida. (Spoiler: # 5 é novo.)

Eu amo reuniões. Na verdade, deixe-me esclarecer. Eu gosto de reuniões criativas, focadas em estratégia, como um brainstorm ou seu primo emo, o Post-Mortem.

O que é um post-mortem? Para alguns, é um exame de um cadáver para determinar a causa correta da morte. Para outros indivíduos mais bem ajustados (sem ofensa a Dana Scully), é uma discussão (geralmente no final do projeto) identificar e analisar elementos de um projeto que foram bem-sucedidos ou malsucedidos. Ele responde à pergunta: "Como fazemos?"

Muitas pessoas acham o nome “post-mortem” muito macabro. Eles preferem chamá-lo de "retrospectiva", que eu acho chato e sem imaginação. Mesmo que um projeto fosse um prazer ridiculamente bem-sucedido do começo ao fim, o post-mortem marca o fim de um trabalho (ou fase) e sua equipe provavelmente está feliz em tê-lo por trás deles. Se eu tivesse o meu caminho, eu chamaria de "[insert project name] Super Post-Mortem Extravaganza !! ”Agora não me diga que você não preferiria ir a isso[insert project name] Retrospectivo."

Não apenas para projetos únicos

Muitas pessoas supõem que os post-mortems são apenas para projetos pontuais. Embora sejam extremamente importantes para projetos com datas de início e término claramente definidas – aplicativos, sites, infográficos, etc. – eles são tão úteis para os esforços contínuos de marketing. Os post-mortems podem manter a visão geral em perspectiva, com revisões mensais, trimestrais ou anuais. Obviamente, ter um todo mês é demorado, mas algumas horas a cada trimestre é tempo bem gasto.

Não apenas para agências

Post-mortems não são apenas para agências que tentam manter clientes ou conquistar novos negócios. Eles são tão úteis no lado da marca. Os Diretores de Marketing podem igualmente se beneficiar ao realizar post-mortems depois de terminar qualquer campanha ou projeto. Para notar, em um mundo perfeito, o post-mortem pode envolver a equipe do cliente e a equipe da agência juntos. Lembre-se, é "como nós Faz?"

Então, agora que você está convencido da grandiosidade do post-mortem e provavelmente já agendou uma, aqui estão as minhas 10 dicas para tirar o máximo proveito do seu post-mortem:

(Observação: para o propósito dessas dicas, vou me referir a elas no contexto de uma única campanha com uma meta de conclusão em vez de um projeto em andamento.)

1. Ter um post-mortem para cada projeto, não importa quão pequeno ou grande, não importa qual seja o resultado.

Mesmo que um projeto seja pequeno, sempre há coisas que aparecem para ajudá-lo a aprender sobre projetos maiores. Por exemplo, digamos que o projeto tenha sido atrasado devido a problemas de comunicação. Isso pode levar a um atraso de alguns dias para um projeto pequeno. Mas em um projeto gigantesco, isso pode atrasar você em meses e, mais importante, aumentar o custo em duas vezes. Sempre uma conversa divertida com o CFO.

É importante ressaltar que os post-mortems devem ser realizados, não importa quão bem o projeto seja. Alguns tendem a pensar que um post-mortem é tudo sobre o que deu errado. Novamente, prefiro pensar nisso como "como fazemos e por quê?". Eu nunca trabalhei em um projeto que foi perfeito. Da mesma forma, nunca trabalhei em um projeto que foi um desastre completo. Há sim sempre algo de valor para aprender.

"No minuto em que você não está aprendendo, acredito que você está morto."
Jack Nicholson

2. Agende o post-mortem diretamente após o término do projeto.

Se você é como eu, os detalhes do projeto evaporam da memória quando o grande push é concluído. Se um projeto vai bem, perdemos de vista os problemas à luz de um trabalho bem feito. Se um projeto vai mal, perdemos de vista os sucessos enquanto tentamos descobrir o que deu errado. Ter sua pós-morte, enquanto os detalhes ainda estão frescos. Pontos de bônus para agendá-los antecipadamente.

“A tinta mais pálida é melhor que a melhor memória.”
Provérbio chinês

3. Defina uma mentalidade construtiva.

Esta é de longe a dica mais importante dessa lista. A post-mortem não é sobre o destaque de falhas com o objetivo de atribuir a culpa. Não se trata de revisar o desempenho do funcionário. Trata-se de revisar o trabalho e o resultado para fins de melhoria pessoal e de equipe. Precisa ser construtivo.

Portanto, é importante que sua equipe tenha a mentalidade correta: positiva e focada no aprendizado, não defensiva ou hipercrítica. A melhor maneira de fazer isso é começar a conversa com algo positivo. Geralmente, quanto mais poderosos ou orgulhosos eles se sentem, mais efetivamente eles podem processar críticas construtivas.

Como um dos membros da minha equipe sempre gosta de dizer quando as coisas dão errado, “Bem, ninguém foi morto, então…” Lembre a todos que, não importa o quão embaraçoso seja uma gafe, você pode aprender com isso. Obviamente, isso não funciona se alguém fez morrer, mas nenhum projeto da Portent matou alguém até agora … então me disseram.

“Eu sou o tipo de pessoa que gosta de criar o ambiente e a mentalidade – não porque eu faça isso deliberadamente, mas porque é assim que eu gosto de viver – onde, desde a maquiagem, cabelos, roupas, eletricistas, iluminação de câmeras, som, você sabe, é o nosso filme; estamos juntos e temos essa camaradagem e essa proximidade. ”
Steve McQueen

4. Crie uma agenda.

Mesmo um encontro descontraído precisa de uma agenda. A última coisa que queremos é uma bagunça completamente desorganizada que nos deixa uma hora depois sem nenhuma ideia do que você realmente aprendeu. Ter uma agenda realmente ajudará com todas as dicas sobre as quais falei até agora.

Veja uma amostra de agenda para um pós-morte efetivo:

  1. Definir o tom / explique o formato (5 min) – Este é possivelmente o mais crítico e crucial 5 minutos da reunião. É onde você lembra ao grupo que este post-mortem é sobre análise construtiva. É a sua chance de guiar a mentalidade do grupo e esperamos que ele relaxe e se sinta seguro o suficiente para uma sessão verdadeiramente produtiva.
  2. Recapitular o projeto (2 min) – É isso aí. Você fará uma sinopse sobre o projeto e sobre as expectativas iniciais. Isso permitirá que você se concentre nas metas mensuráveis ​​para poder avaliar objetivamente se o projeto foi um sucesso.
  3. Recapitule o resultado (3 min) – Embora possa haver uma diferença de opinião sobre como todos pensaram que o processo ocorreu, geralmente há uma ideia bastante direta sobre se o objetivo foi atingido. O cliente estava feliz? (Isso poderia ser um cliente no sentido literal, ou poderia ser o CMO de sua própria empresa.) O custo excedeu o orçamento? O produto foi entregue no prazo?
  4. Perguntas dos membros da equipe (40 min) – Esta é a carne do post-mortem. Onde toda essa configuração vai pagar dividendos. É onde a conversa realmente acontece e os membros de sua equipe têm a oportunidade de falar. Isso ajuda a iniciar uma pergunta com uma pessoa e permite que as pessoas se juntem umas às outras. O importante é que todos tenham a chance de contribuir. Aqui estão as perguntas que eu gostaria de perguntar:
    1. Você tem orgulho dos nossos produtos acabados? Se sim, o que os tornou ótimos? Se não, o que estava errado ou faltando?
    2. Nós obtivemos os resultados que queríamos e isso causou impacto?
    3. Quais dos nossos métodos ou processos funcionaram particularmente bem?
    4. Quais dos nossos métodos ou processos foram difíceis ou frustrantes de usar?
    5. Como você faria as coisas de maneira diferente da próxima vez para evitar essa frustração?
    6. O que mais podemos fazer melhor da próxima vez?
    7. Qual foi a parte mais gratificante ou profissionalmente satisfatória do projeto?
  5. Encerramento (10 min) – É aqui que você agradece a participação de todos e informa-os de que as notas chegarão em breve.

Evidentemente, pode ser realmente desafiador manter essa agenda em dia, mas a última coisa que você quer fazer é impedir que a conversa flua organicamente. Na maioria das vezes, a conversa vai saltar naturalmente de uma pergunta para outra. A parte importante é que você garante que cada uma das respostas seja uma conversa e que todos possam resolvê-las.

"Ao falhar na preparação, você está se preparando para falhar."
Benjamin Franklin

5. Envie um questionário para todos os participantes antes da reunião.

Uma agenda é extremamente importante, mas será difícil manter seu cronograma se os participantes não estiverem preparados para pensar em todas as perguntas que você pretende cobrir. Se eles ainda não tiverem respondido às perguntas, eu garanto que, se você perguntar a eles que métodos ou processos funcionaram bem, você verá pelo menos 10 a 20 segundos de olhares em branco.

Isso é produtivo por dois motivos. Primeiro, você provavelmente conseguirá melhores respostas. É difícil chegar a algo no local que tenha substância. Em segundo lugar, quando alguém finalmente sente que tem uma boa resposta, ninguém mais os ouve, porque eles estão ocupados tentando pensar em uma boa resposta.

Assim, juntamente com uma agenda simples, certifique-se de enviar a todos os participantes uma lista de perguntas sobre as quais eles devem pensar antes da reunião. É melhor se você lhes der tempo suficiente para fazer isso, então não é um traço de última hora antes do post-mortem.

“Devemos abrir as portas da oportunidade. Mas também devemos equipar nosso pessoal para passar por essas portas ”.
Lyndon B. Johnson

6. Identifique o moderador.

Junto com uma agenda, devo ser uma pessoa responsável por moderar a reunião. Geralmente, é a mesma pessoa que define a agenda e agendada a autópsia. Ter um moderador não só cria trilhos para a conversa, mas permite que todos os outros membros da equipe tenham a liberdade de falar o que pensam sem se preocupar excessivamente com a estrutura ou o processo.

Um bom moderador dará a quantidade certa de liberdade para a conversa abordar uma tangente antes de reintroduzi-la.

O moderador também deve ser o único a fazer anotações. Eu recomendo usar um quadro branco. Isso permite que os membros da equipe permaneçam envolvidos, em vez de rabiscarem freneticamente as anotações.

"Você pode repetir a parte do material onde você disse tudo sobre as coisas?"
Homer Simpson

7. Mantenha-se relaxado.

Como mencionei anteriormente, adoro reuniões de estratégia criativa. Eles tendem a ser mais relaxados e, portanto, mais divertidos. Temidos, post-mortems de alta tensão matam a criatividade e selam sua equipe em suas munições pessoais. Esse tipo de reunião é tão produtivo quanto o tempo de sesta da equipe.

Você está descobrindo coisas desconfortáveis ​​a maior parte do tempo. Promover deliberadamente um ambiente descontraído. Se for de manhã cedo, leve café e donuts. Se for no final do dia, traga cerveja e bem … donuts. Sempre traga donuts.

"Um estado de espírito alegre, reforçado pelo relaxamento … é o remédio que coloca todos os fantasmas de medo em fuga."
George Matthew Adams

8. Incentive a participação.

O objetivo de um post-mortem é um mergulho profundo no projeto e na aprendizagem como uma equipe. Ao abordar as perspectivas de todos no grupo – muitos dos quais são muitas vezes mais prejudiciais -, eles nos permitem descobrir problemas em um nível micro que resultam em um sério impacto macro. Se apenas alguns membros da equipe estiverem falando, tenha certeza e pergunte aos outros que pensamentos eles têm. Às vezes é preciso apenas uma pequena quantidade de estímulos antes que as pessoas se sintam à vontade para conversar.

"No trabalho em equipe, o silêncio não é dourado, é mortal."
Mark Sanborn

9. Deixe os laptops para trás.

Assim como os brainstorms criativos, prefiro que os post-mortem sejam assuntos sem tela. As pessoas são incentivadas a fazer anotações, mas os computadores geralmente oferecem mais distração do que valem. Para aqueles que já estão um pouco hesitantes em compartilhar seus pensamentos, não há nada pior do que se abrir para descobrir que as pessoas não estão prestando atenção. Um post-mortem deve criar diálogo e devolver pensamentos e ideias para frente e para trás. Não há espaço para um computador nesse processo, mesmo para anotações. (Eu vou explicar porque mais tarde.)

"O guerreiro de sucesso é o homem comum, com foco em laser."
Bruce Lee

10. Desenvolva tópicos úteis.

Mesmo o post-mortem mais produtivo não é bom, a menos que haja conclusões claras e acionáveis. “Do better” é uma nobre takeaway, mas como você age na próxima vez? Você precisa de tarefas específicas que a equipe possa lembrar no calor do próximo projeto.

Em nosso exemplo anterior, se a comunicação fosse o problema, talvez o argumento prático seja definir mais check-ins regulares e presenciais.

Itens prontos para ação estabelecem expectativas claras. A equipe pode responsabilizar-se mutuamente por implementá-las no próximo projeto.

“A capacidade de uma organização de aprender e traduzir esse aprendizado em ação rapidamente é a vantagem competitiva final”.
Jack Welch

11. Compartilhar post-mortem takeaways.

Nada inovador aqui. A última dica importante é compartilhar os tópicos post-mortem com qualquer pessoa que possa se beneficiar de suas novas pérolas de sabedoria. Isso definitivamente inclui seus participantes post-mortem. Mas gaste o tempo para identificar outras pessoas na sua empresa que lidam com os mesmos desafios.

“Compartilhe seu conhecimento. É uma maneira de alcançar a imortalidade ”.
Sua Santidade o Dalai Lama

Embora algumas dessas dicas sejam um pouco mais rígidas do que outras, a coisa mais importante a ser lembrada é manter a natureza da luz post-mortem, mas ainda produtiva e impactante. Se você tiver sucesso, verá sua equipe tirando insights extremamente valiosos que tornarão o próximo projeto ainda melhor.

Ou se tudo isso for demais, apenas tenha certeza e chame isso de Super Extravagância Pós-Mortal. E traga donuts.

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